Signatures, cachets et légalisations

Pourquoi ce sujet mérite un guide à lui seul

Deux des dix-sept motifs officiels d'ajournement portent uniquement sur les visas : « Dossier non visé par une autorité académique » et « Dossier visé par un acteur non habilité ». Un troisième, « Non-conformité des pièces du dossier », couvre les défauts de légalisation et les formulaires non officiels. Ce sont des défauts que l'on corrige facilement, à condition de s'y prendre avant la clôture.

Les recommandations aux candidats validées par le CCG en 2020 le disent ainsi : « veillez qu'avant validation, les documents qui nécessitent une signature en disposent. En effet, les clés ne sont plus utilisées lors de l'analyse des dossiers ». Autrement dit, c'est le fichier que vous téléversez qui est examiné : la signature doit y être visible.

Les trois règles générales

1. Légaliser ou certifier conforme

Diplômes, certificats, attestations et actes de nomination doivent être « dûment légalisés par les autorités compétentes ou certifiées conformes à l'original par les Responsables institutionnels ».

Point d'attention. « Les décrets et les arrêtés ministériels ne sont pas légalisés. » Inutile de faire légaliser votre décret ou votre arrêté de nomination.

2. Faire signer la bonne personne

Le guide pose le principe : « la fonction prime sur le grade ». C'est le titulaire de la fonction (Doyen, Directeur d'UFR, Recteur, Président, Directeur général) qui signe, quel que soit son grade personnel.

3. Rendre le visa complet

Un visa valable comporte quatre mentions : « prénoms, nom et qualité du responsable, signature avec sceau de l'Institution ». Une signature sans nom, sans qualité ou sans cachet est un visa incomplet.

Qui signe quoi

Les fiches techniques des chercheurs

Chaque fiche technique porte ses auteurs, sa date et le cachet de l'institution, ainsi que la preuve de sa validation. Les recommandations de 2020 insistent : « porter le cachet de l'institution ainsi que la date de parution des fiches techniques validées ».

Les justificatifs d'encadrement

Pour les mémoires et les thèses encadrés, les pages de garde mentionnant le jury doivent être visées ; pour les thèses, visées et cachetées. S'y ajoutent l'attestation des autorités et le rapport ou procès-verbal de soutenance.

Les erreurs les plus fréquentes

• Signature ou cachet manquant sur le CV.
• Signataire non habilité.
• Formulaire non officiel, ou ancienne version du formulaire (c'est le cas signalé pour la fiche d'évaluation des enseignements, dont la fiche de synthèse a été mise à jour pour 2026).
• Évaluateur différent entre la 1re et la 2e partie du document sur les activités pédagogiques, ou évaluateur de rang insuffisant.
• Responsable scientifique qui n'est pas de rang A, ou qui relève d'une autre discipline.
• Lettre de désignation de l'évaluateur absente ou non cachetée.
• Copie de diplôme non légalisée.
• Certificat de prise de service absent ou informel.
• Contresignature manquante sur l'attestation de services à la communauté.
• Rapport de soutenance non signé.

Quand l'acte de nomination tarde

Si l'acte officiel de nomination n'est pas encore disponible, un document signé du Recteur ou du Président attestant la prise de service est admis. Il ne dispense pas de prouver votre statut de permanent.

Quand vos noms ne concordent pas

Si votre identité diffère entre vos diplômes et vos publications, joignez un acte d'individualité (ou un acte du Recteur, du Président ou du Directeur général). Son absence est un motif d'ajournement à part entière : « Absence de certificat d'individualité dans le cadre d'identités discordantes ».

Ce que vérifie la commission de votre institution

Avant toute transmission au CAMES, la commission institutionnelle contrôle « légalisation des pièces, signature des responsables, complétude ». C'est donc elle qui arrêtera en premier un dossier mal visé.

Liste de contrôle

• Chaque diplôme est légalisé ou certifié conforme.
• Mon décret ou arrêté ministériel est joint tel quel, sans légalisation.
• Chaque visa comporte prénoms, nom, qualité, signature et sceau.
• Le même évaluateur a signé les deux parties de chaque rapport.
• Le responsable scientifique est de rang A et de ma spécialité.
• La lettre de désignation de l'évaluateur est datée, signée et cachetée.
• J'ai utilisé les formulaires CAMES 2024-2028 dans leur dernière version.
• Les signatures sont lisibles dans les fichiers PDF que je téléverse.

Conseil de la plateforme

Ce conseil est le nôtre, pas une règle du CAMES : dressez dès le départ la liste des personnes dont vous attendez une signature, et sollicitez-les en une seule fois. Les visas sont la partie du dossier qui dépend le moins de vous.

Les textes officiels du CAMES font foi : en cas de doute, vérifiez auprès de votre institution et dans le texte officiel.